Roem van Yerseke – Van losse bestanden naar grip met een centraal CRM-systeem

Roem van Yerseke is een toonaangevend bedrijf in de mossel-, schaal- en schelpdiersector. De focus ligt dagelijks op kwaliteit, snelheid en betrouwbaarheid richting klanten. Zoals bij veel bedrijven in deze branche lag de prioriteit lange tijd vooral bij de operatie. Digitalisering was daardoor organisch gegroeid, maar niet structureel ingericht.

In de praktijk betekende dit dat belangrijke informatie verspreid stond: in persoonlijke mailboxen van medewerkers, in losse Excel-bestanden en in Word-documenten. Er was geen centrale plek waar klantgegevens, afspraken en commerciële informatie samenkwamen. Het overzicht ontbrak en de organisatie was sterk afhankelijk van individuele medewerkers.

Roem van Yerseke nam contact op met Systeco met de vraag of wij konden helpen om structuur, overzicht en zekerheid aan te brengen in hun digitale processen.

De uitdaging

Gegevens verspreid over mailboxen, Excel en Word
Geen centrale plek voor klant- en contactinformatie
Hoge afhankelijkheid van individuele medewerkers
Informatie moeilijk terug te vinden
Risico op verlies van belangrijke data
Weinig inzicht voor management in activiteiten en voortgang
Geen goede basis om data-gedreven te werken

Wanneer een medewerker afwezig was, werd het lastig om dossiers over te nemen. Collega’s wisten niet altijd welke afspraken waren gemaakt of in welke fase een klant zat. Dit zorgde voor vertraging, onzekerheid en extra werk.

De ambitie

Roem van Yerseke wilde:

Eén centrale plek voor alle klant- en contactinformatie
Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
Meer overzicht en rust in de organisatie
Betere samenwerking tussen collega’s
Meer grip op processen en data
Een stevig fundament leggen voor verdere groei

Digitalisering moest het werk ondersteunen, niet aanvoelen als controle.

Onze aanpak

Net als bij al onze trajecten zijn we gestart met de Digitaliseringsscan.
Hiermee brachten we in kaart:

waar de organisatie nu stond
waar de grootste risico’s zaten
welke wensen er leefden binnen het team
wat technisch en organisatorisch het beste paste

Op basis hiervan adviseerden wij de implementatie van een CRM-systeem dat echt aansloot bij hun manier van werken.

De oplossing

We implementeerden een nieuw CRM-systeem, gekoppeld aan het ERP-systeem van Roem van Yerseke, zodat alle data automatisch gesynchroniseerd werd.

Dit betekende:

Alle klantgegevens op één centrale plek
Afspraken, notities en contactmomenten vastgelegd
Geen losse Excel- of Word-bestanden meer
Altijd actuele informatie beschikbaar

Daarnaast hebben we het systeem volledig ingericht op maat. Samen met de medewerkers:

pasten we schermen en velden aan
verwijderden we overbodige onderdelen
maakten we het systeem logisch en prettig in gebruik

We namen weerstand serieus en lieten zien dat het systeem er is om het werk makkelijker te maken, niet om mensen te controleren.

Het resultaat

Alle informatie staat nu centraal en overzichtelijk
Medewerkers kunnen elkaars werk eenvoudig overnemen
Minder afhankelijkheid van individuele personen
Minder risico op dataverlies
Minder losse bestanden en eigen systemen
Meer rust in de organisatie
Management heeft beter inzicht in processen en activiteiten
De basis voor data-gedreven werken is gelegd

Wanneer iemand ziek is of op vakantie gaat, kan een collega direct zien:

wat er met een klant is afgesproken
waar een traject staat
welke acties nog openstaan

De dienstverlening loopt daardoor altijd door.

De samenwerking

Ook in deze case was Systeco de verbindende schakel tussen:

management
medewerkers
en techniek

Wij zorgden ervoor dat:

het systeem past bij de organisatie
het gedragen werd door het team
en technisch klopt

Geen standaard implementatie, maar een oplossing die werkt in de praktijk.

Conclusie

Bij Roem van Yerseke hebben we digitalisering ingezet om rust, overzicht en zekerheid te creëren.
Door alle data op één centrale plek te brengen, is de organisatie: